A számla papír alapon és elektronikus úton is kiállítható. Természetesen az elektronikus számlázásra is szigorú előírások vonatkoznak. Nagyon fontos, hogy ahhoz, hogy elektronikus számlákat bocsásson ki a vállalkozó, nem szükséges semmilyen külön engedély. Bármikor dönthet úgy, hogy elektronikus számlát bocsát ki. 2012. január 1-jétől elég a felek közötti kölcsönös és előzetes beleegyezés, valamint fontos tudni, hogy a gépi úton kiállított számlák cégszerű aláírás és bélyegző nélkül is kiállíthatók, hitelesek.
Megőrzési kötelezettség:
Papír alapú számlázás esetén arra is lehetősége van a kereskedőnek, hogy csak a számla első példányát nyomtassa ki, a másolati példányokat pedig elektronikusan tárolja, ezzel a számlák nyomtatási költségének jelentős részét megspórolva. Amennyiben a vállalkozó él ezzel a lehetőséggel, akkor az új számlarendelet előírása alapján a számlák megőrzésének a digitális archiválás szabályairól szóló 114/2007. (XII.29.) GKM rendelet rendelkezései szerint kell történnie. Azaz a digitális archiválás csak legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással, vagy külön akkreditációhoz kötött, úgynevezett zárt rendszer útján lehetséges.
Az új számlázási rendelet a számlákról történő másolatkészítés szabályait is előírja (17.§).
Fontos még ugyanezen rendelet 18.§-a mely szerint az elektronikus formában megőrzött számla és nyugta ellenőrzése során az adóalany köteles az adóhatóság részére
- a helyszínen biztosítani a számla és a nyugta olvashatóságához szükséges technikai eszközöket,
- rendelkezésre bocsátani az ezen eszközök használatára vonatkozó dokumentációt, megadni az említett eszközök használatához szükséges felvilágosítást.
Fotó: Camilo Rueda López / flickr.com
