A számlázó programok használatának szabályait a számla és a nyugta adóigazgatási azonosításáról, valamint az elektronikus formában megőrzött számlák adóhatósági ellenőrzéséről szóló 23/2014. (VI.30.) NGM – rendelet tartalmazza.
A számlázó programokra vonatkozó korábbi szabályozást a 24/1995. (XI.22.) PM rendelet szabályozta, amely szerint a számítógéppel kibocsátott számlánál a számítógépes programnak biztosítania kellett, hogy a sorszámok ismétlés és kihagyás nélkül kövessék egymást. Ezt a tényt a számlázó program készítőjének nyilatkozatával kellett igazolni. Sajnos ettől függetlenül megjelentek a piacon olyan számlázó programok, amelyekkel utólag minden további nélkül módosítani lehetett a kiadott számlák adattartalmát.
A gyakorlatban jelentősen megnehezítette az adóalanyok által számítógéppel előállított, de jellemzően papíralapon kibocsátott számlák adóhatósági ellenőrzését, hogy a számlákról elemezhető formátumú jegyzék átadására az adóalany nem volt kötelezhető még akkor sem, ha ilyen nyilvántartás egyébként rendelkezésére állt.
Ezért született meg a fent nevezett rendelet, melynek szövegét később kiegészítette a 2/2015. (II.3.) NGM rendelet. A Rendelet korábban (2014. október 1-jén) hatályba lépő rendelkezései a számlázóprogramok, valamint az online számlázórendszerek tekintetében bejelentésre kötelezik az ezeket használó adóalanyokat. A NAV erre a célra a SZAMLAZO nevű nyomtatványt rendszeresítette.
Új követelményként írják elő a rendelet később (2016. január 1-jén) hatályba lépő rendelkezései, hogy a számlázó programnak rendelkeznie kell egy „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” nevű funkcióval, aminek használatával lekérdezhetők az adott számlázóprogram által kiállított számlák, a kezelő által megadott időintervallumban vagy sorszámtartományban.
